Contact:  Jason Meyer - jason.meyer@kropman.nl

Opdracht

We willen onze vergaderkamers beter inzetten voor vergaderingen en kort overleg. Nu worden spreekkamers gereserveerd in outlook als onderdeel van de vergadering, of wordt de kamer gereserveerd door 1 persoon om daar rustig te werken. We hebben echter maar een beperkt aantal ruimtes tot onze beschikking en het komt regelmatig voor dat een ruimte gereserveerd wordt, maar niet wordt gebruikt.

Om dit te ontmoedigen hebben we het volgende systeem bedacht: Naast elke vergaderruimte wordt een (android) tablet gemonteerd. Op deze tablet is duidelijk zichtbaar wanneer de spreekkamer bezet is en wanneer niet. Bij aanvang van de vergadering moet aangegeven worden dat de vergadering inderdaad gestart is. Als dit niet binnen een bepaalde tijd gebeurt dan wordt er een bericht gestuurd naar de organisator, met daarin (op een beleefde manier) de mededeling dat als de vergadering niet binnen een bepaalde tijd start deze verwijderd zal worden en waarom dat gebeurt. Als dit niet gebeurt zal de afspraak uit de agenda van de kamer gehaald, wordt er geregistreerd dat de vergadering niet is gehouden in een logboek/database. Ook wilen we zien dat er een historie wordt bijgehouden hoe vaak een ruimte wordt gereserveerd, hoe vaak deze voor niets wordt gereserveerd en mogelijk wie deze reserveringen vaak doet.

Verder willen we nog de mogelijkheid om ter plaatse de kamer voor een korte periode (kort telefoontje) of langere periode (overleg) te reserveren. En het is ook wenselijk dat aangegeven kan worden dat de vergadering afgelopen is en daarmee de kamer vrij te geven voor anderen. Dan komen er nog wat extra features: voor de schoonmaak afdeling moet er een indicatie zijn hoe vaak de kamer gebruikt is, en of deze schoongemaakt moet worden of niet. Dit kan zijn door te kijken hoe vel uur de ruimte gereserveerd is, of door bijvoorbeeld een externe service die op basis van meetwaardes kan zien of de ruimte benut is of niet. Voor deze externe service zal er een api interface moeten zijn.

Als er voldoende tijd is, kan er nog een 2e applicatie/website gebouwd worden die de schoonmakers kunnen gebruiken om te zien welke kamers er schoongemaakt moeten worden, en welke kamers er overgeslagen kunnen worden. Als een kamer is schoongemaakt kan dit aangegeven worden. En als kers op de taart, maar het is onzeker of dit geheel mogelijk is: Het is mogelijk om in outlook zelf ook plugins te bouwen. Idealiter zou daarin zichtbaar kunnen worden gemaakt welke kamers geschikt zijn voor de afspraak op basis van het aantal personen en of er een scherm/tv aanwezig moet zijn voor overleg. Het kan zijn dat daarvoor extra eigenschappen van de kamers moeten worden vastgelegd in outlook, maar wellicht ook in een extern systeem.

Technische Constraints/ Wensen

• Android Native (Kotlin), en bij voorkeur de app zo bouwen dat hij in kiosk werkt