DROP - voorbereiding op een gesprek

Voordat het gesprek plaatsvindt is een goede voorbereiding van groot belang. Ook al is nooit helemaal bekend hoe een gesprek zal gaan lopen, het is altijd nuttig de belangrijkste zaken vooraf in kaart te brengen. Bij de gespreksvoorbereiding kan het zogeheten DROP-model gehanteerd worden:

D(Doelen):

Wat wil ik met het gesprek bereiken?

De bedoeling van het gesprek is dat wij de onduidelijkheden die wij zijn tegen gekomen in de gegeven opdracht opgehelderd willen krijgen.

Wat moet het mij opleveren?

Wanneer ben ik tevreden met het resultaat?

Waaraan merk ik dat ik mijn doel zal hebben bereikt?

R(Rollen):

Notulist (Bram Bakker)

Voorzitter (Thomas Droppert)

Doorvrager (Martin van Lijden)

O(onderwerpen):

Wat ik te weten komen?

Welke vragen zou ik kunnen formuleren?

P(Procedures):

Waar vindt het gesprek plaats?

Hoe lang kan, mag, moet het duren?

Welke hulpmiddelen heb ik nodig gezien voorgaande punten? (schrijfblok, bord, recorder etc.)

Gaan we aan tafel zitten?

Hoe? (tegenover elkaar, in een hoek?  Etc.)

Wat is voor mij en de gesprekspartner een prettige manier om te zitten?

Uiteraard kunnen de bovenstaande vragen nog verder worden uitgebreid. Het zal duidelijk zijn dat wanneer deze vragen van tevoren goed worden nagelopen en beantwoord je veel beter beslagen ten ijs komt, minder gauw voor verrassingen komt te staan en je ook op je gesprekspartner een goede, geïnteresseerde en professionele indruk zult maken. Van groot belang is dat je je weet te motiveren voor het gesprek. Een gesprekspartner zal meteen opmerken of je enthousiast en geïnteresseerd bent en wanneer niet en het slagen van het gesprek is voor een belangrijk deel daar van afhankelijk. Zorg dat je uitgerust bent, met de juiste spullen en zo mogelijk in gepaste outfit op het gesprek komt. De eerste indruk is sterk bepalend voor de rest van het gesprek.